Z praktyki implementacyjnej jedno widać od razu – największym problemem nie jest sam KSeF, tylko to, co funkcjonuje wokół niego. System funkcjonuje stabilnie. Chaos pojawia się w organizacji pracy.

W wielu przedsiębiorstwach obieg faktur wygląda podobnie. Dokument dociera e-mailem, ktoś go zapisuje lokalnie, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu trzeba jeszcze sprawdzić, czy wszystko się zgadza. Niby funkcjonuje, ale przy większej skali system przestaje być wydolny.

KSeF ten problem wyraźnie pokazuje. Nie daje już możliwości na półśrodki i działanie ad hoc.

Dlatego wdrożenie nie powinno zaczynać się od systemu, tylko od uporządkowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po audytowaniu okazało się, ile czasu było tracone na ręczne przepisywanie danych. Po zmianie podejścia księgowanie, które wcześniej zajmowało kilka dni, zaczęło zamykać się w tym samym dniu.

Największy efekt daje Program do faktur KseF Dokument trafia do systemu, dane są odczytywane i przekazywane dalej bez udziału człowieka. Proste. I właśnie ta automatyzacja przynosi największe korzyści.

Na początku występuje opór – to naturalne. Zmiana sposobu pracy zawsze budzi wątpliwości. Ale po krótkim czasie okazuje się, że nikt nie chce cofać się do ręcznego przepisywania dokumentów i manualnej weryfikacji.

Największy błąd, jaki można zrobić, to uznanie KSeF jedynie jako obowiązku do odhaczenia. Wtedy wdraża się minimum i zostaje z tym bałagan na lata. Jeśli jednak potraktuje się ten moment na usprawnienie procesów, efekty są widoczne niemal od razu – mniej błędów, więcej kontroli i wymierna oszczędność czasu.